چگونه از روش های جستجو در گوگل درایو استفاده کنیم؟

چگونه از روش های جستجو در گوگل درایو استفاده کنیم؟

How to use Google Drive search methods

قابلیت جستجو یک نیاز ضروری برای گوگل درایو است چرا که وجود پرونده های مختلف مانع پیدا کردن محتویات مورد نظرتان می شود.یکی از بخش های مهم گوگل درایو گوگل فرم است که می توانید در آن فرم های مورد نظر خود را بسازید. امکانات گوگل فرم برای هر قشری، مفید است و به سهولت کارها کمک می کند. اما جستجو در میان همین فرم ها و انواع فایل های متنی و عکس و فیلم ها کار پیچیده تری است.

Quick Access یا دسترسی سریع به گوگل درایو
یکی از امکانات گوگل درایو این است که دارای بخشی است که فایل های اخیرا مورد استفاده یا ویرایش شده و یا فایل های باز را به شما ارائه می کند. این ویژگی دسترسی سریع نام دارد و باید از طریق تنظیمات آن را فعال کردید. اگر شما در این سرویس زیاد روی یک فایل خاص کار می کنید می توانید به کمک دسترسی سریع همیشه به آن دسترسی داشته باشید.

برای فعال کردن دسترسی سریع به گوگل درایو به این صفحه بروید.

در این صفحه دکمه تنظیمات در سمت راست و بالا قرار دارد. روی آن کلیک کنید.

بعد روی Settings کلیک کنید

وقتی وارد بخش تنظیمات شدید، کمی اسکرول کنید و به پایین بیایید تا بخش Suggestions را پیدا کنید. بعد از این آپشن Make Relevant Files Handy When You Need Them in Quick Access را پیدا کنید و تیک کنار آن را بزنید. در نهایت روی Done کلیک کنید

از این به بعد، وقتی گوگل درایو را باز می کنید، در ابتدای صفحه بخشی را مشاهده می کنید که شامل فایل های اخیرا مورد استفاده تان است.

جستجو در میان فایل های گوگل درایو
اگر پرونده شما در زیر بخش دسترسی سریع ظاهر نمی شود ، یکی از موارد بعدی که ممکن است امتحان کنید این است که درایو خود را برای یک مورد خاص جستجو کنید. شما می توانید این کار را مستقیماً از نوار جستجو در بالای صفحه انجام دهید.

از طریق نوار جستجو نام فایل مورد نظر خود را بنویسید ( قسمتی از فایل یا تمام آن ) و بعد از نوشتن اینتر را بزنید تا لیست را مشاهده کنید.

بدین ترتیب می توانید فایل مورد نظر خود را پیدا کنید

نتایج جستجو را فیلتر کنید
از February 2019 گوگل اقدامی انجام داده تا از طریق آن در گوگل درایو بتوانید به راحتی فیلتر هایی ایجاد کنید و امکان جستجو را شخصی تر تنظیم کنید و نتایج بهتر و سریع تری دریافت کنید.

برای این کار، از صفحه اصلی گوگل درایو، کار را شروع کنید. به نوار جستجو بروید و روی آن کلیک کنید تا انواع نمونه های فایل ها را در آن ببینید:

PDFs
documents
spreadsheets
presentations
photos
images
videos

نتایج جستجو را فیلتر کنید
بعد از این باید انتخاب کنید که کدام یک از نوع فایل هایی که نمایش داده می شود را می خواهید جستجو کنید؟ مثلا اگر به دنبال یک فایل پی دی اف هستید، می توانید روی pdf کلیک کنید. با این کار به گوگل درایو می فهمانید که فقط در میان پی دی اف ها جستجو و اسکن را انجام دهد. بدین ترتیب سرعت جستجو و دریافت نتایج بالا می رود.

بعد از این که عملیات جستجو را انجام دادید، خروجی فقط حاوی فایل هایی است که شما آن را انتخاب کرده اید. در نهایت روی آن ها دابل کلیک کنید تا باز شوند.

فیلتر سازی پیشرفته روی جستجوی گوگل درایو
اگر هنوز نمی توانید پرونده مورد نظر خود را پیدا کنید ، می توانید از فیلتر جستجوی پیشرفته برای محدود تر کردن نتایج جستجو استفاده کنید.

این بار ، هنگامی که روی نوار جستجو کلیک می کنید ، در پایین لیست “More Search Tools” را کلیک کنید.

زمانی که روی More Search Tools کلیک می کنید پنل دیگری باز می شود که به شما کمک می کند به طور دقیق تر فایل مورد نظر خود را جستجو کنید و نتیجه دقیق تری بگیرید.

فیلد های قابل تنظیم در جستجوی پیشرفته گوگل درایو:
در این صفحه باید یک سری اطلاعات اضافی را وارد کنید. برای مثال:

Type: در این قسمت می بایست، نوع فایلی که می خواهید جستجو کنید را انتخاب کنید. (documents, images, PDFs, audio, folders, یا فایل زیپ )
Owner: صاحب پرونده! در این بخش باید صاحب پرونده را مشخص کنید. خودتان، یا دیگری که اسمش را می دانید می توانید در این بخش وارد کنید.
Location: خواه فایل شما در یک پوشه خاص باشد مثل “Trash” یا “Starred” یا در هر مکان دیگری باشد می توانید از این فرصت برای انتخاب لوکیشن استفاده کنید.
Date modified: در این بخش تاریخی که فایل را ویرایش کرده اید مشخص کنید
Item name: عنوان یا نام فایل را بنویسید
Has the words: کلمه ای خاص اگر در داخل فایل بکار رفته، آن را در این بخش بنویسید که منجر می شود بهتر آن را پیدا کنید
Shared with: اگر این فایل با کسی دیگر به اشتراک گذاشته اید، می توانید نام او را در این بخش بنویسید.
Follow up: گر این پرونده دارای موارد عملی باشد که به شما اختصاص داده شده این بخش را پر کنید.
در نهایت که این اطلاعات تکمیل شد، روی Search کلیک کنید.

این بار هم مثل سری قبل، تمام فایل ها و پرونده هایی که با اطلاعات وارد شده شما مطابقت دارند، در زیر نوار جستجو لیست می شوند. برای باز کردن آن ها می توانید دوبار کلیک کنید.

جستجوی یک فایل با اندازه آن در گوگل درایو
اگر می خواهید فایلی را در گوگل درایو جستجو کنید که از نظر حجم با بقیه فایل ها تفاوت چشم گیری دارد می توانید از فرصت مرتب سازی بر اساس حجم فایل استفاده کنید. برای این منظور، کاری که می توانید کنید این است که مرتب سازی را صعودی یا نزولی انجام دهید.

برای این کار از پانل سمت چپ، در زیر بخش Storage، کار را شروع می کنیم

اولین چیزی که در این بخش دیده می شود، فضای مورد استفاده است. آن چه در مثال ما مشهود است، ۱٫۶ GB of 17 GB used است.

تمام فایل های شما در این بخش از درایو نمایش داده می شوند.

اگر روی این گزینه کلیک کنید تمام محتویات از بزرگترین پرونده به کوچکترین پرونده نمایش داده می شود.

برای مرتب کردن همه چیز از کوچکترین تا بزرگترین ، روی “Storage Used” کلیک کنید. پیکان کنار متن جهت را تغییر می دهد و نشان می دهد که ترتیب مرتب سازی برعکس شده است.

بدین صورت می توانید فایل های مورد نیاز خود را جستجو کنید و سریع تر و دقیق تر به آن ها دست پیدا کنید.